Tietojen menetyksen eston (DLP) tarkoituksena on estää arkaluonteisten tietojen vuotaminen organisaatiostasi. Yksinkertaista, eikö? Ennen se tuntui siltä. Enää ei.
Tiimit jakavat ulkoisesti koko päivän, joka päivä: sopimuksia, laskuja, HR-tiedostoja, asiakasasiakirjoja, sopimuspaketteja, laskentataulukoita täynnä "väliaikaista" tietoa, josta jostain syystä tulee pysyvää. Ja suurin riskikanava ei vieläkään ole mikään eksoottinen hakkeritemppu – se on maailman tavallisin asia:
sähköpostin liitetiedosto lähetetään, lähetetään edelleen, ladataan ja sitten säilytetään paikoissa, joita et voi nähdä tai hallita.
Perinteinen DLP tekee ihan hyvää työtä ennen kuin jokin lähtee (skannaa, varoittaa, asettaa karanteeniin, estää). Vaikeampi osa – jonka kanssa monet organisaatiot kamppailevat – on se, mitä tapahtuu sen jälkeen, kun painat Lähetä-painiketta. Tässä kohtaa ShelterZoomin Document GPS sopii: kyse on itse asiakirjan hallinnasta, ei vain sen kulkeman kanavan tarkistamisesta.
Sähköposti on asioiden hoitamisen paikka. Se on nopea, tuttu ja kaikki käyttävät sitä. Mutta liitteet aiheuttavat silti ennustettavia DLP-virheitä:
Lähetät tiedoston oikealle henkilölle, sitten se lähetetään edelleen (joskus viattomasti), ja yhtäkkiä käyttöoikeussääntösi ovat… no, ei mitään.
Kun tiedosto on ladattu, kopiointi on helppoa. Kopiot päätyvät työpöydille, jaettuihin levyihin, henkilökohtaisiin pilvikansioihin, ja menetät ajan kuluessa.
Kun postilaatikko vaarantuu, hyökkääjät eivät ainoastaan lähetä tietojenkalasteluviestejä. He hakevat myös historiasta. Vanhat viestiketjut liitteineen voivat olla aarreaitta.
Vaikka sähköpostin peruutus toimisikin (usein se ei), liite saattaa olla jo avattu, tallennettu tai siitä voi olla otettu kuvakaappaus.
Tästä syystä moderni DLP-strategia ei voi pysähtyä pelkkään skannaukseen ja estämiseen. Sen on käsiteltävä dokumentin koko elinkaari sen jakamisen jälkeen.
ShelterZoom Document GPS on suunniteltu modernisoimaan sähköpostin liitetiedostojen käyttökokemusta. Raakatiedoston lähettämisen sijaan, josta tulee välittömästi jonkun toisen kopio, Document GPS on suunniteltu siten, että asiakirja pysyy yhteydessä käyttöoikeuksiin, seurantaan ja hallintaan.
DLP:n näkökulmasta kyseessä on merkittävä muutos:
Ja sillä on merkitystä, koska tosielämän tietojen menetys ei ole aina ilkivaltaista. Se on yleensä vahinko, hätäilyä tai yksinkertaisesti "näin me olemme aina tehneet".
Vahva DLP-ohjelma tarvitsee näkyvyyttä. Ei fiiliksiä. Näkyvyyttä.
ShelterZoomin yritystason DLP-ominaisuudet on tarkoitettu merkitsemään arkaluonteisten tietojen jakamisen, jotta voit reagoida ajoissa sen sijaan, että ongelma huomattaisiin myöhemmin, kun se on jo levinnyt.
Vielä parempi: tunnistaminen ei ole hyödyllistä, jos se on hidasta tai piilossa. DLP:llä on merkitystä vain silloin, kun se johtaa toimintaan.
Asiakirjojen GPS on suunniteltu hallittua jakamista varten. Tämä tarkoittaa yleensä sitä, että voit asettaa sääntöjä, kuten:
Tämä on erittäin käytännöllinen DLP-voitto, koska se ratkaisee tavallisten liitteiden aiheuttaman "hallitsemattoman kopioinnin" ongelman.
DLP ei tarkoita vain pysäyttämistä. Kyse on myös tapahtuneen tietämisestä.
Asiakirjan GPS keskittyy pääsyn ja toiminnan seurantaan, jotta voit vastata esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin:
Se antaa turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuustiimeille luottamusta, koska sinun ei tarvitse arvailla tapahtuman aikana.
Tässä kohtaa useimmat klassiset liitetiedostojen työnkulut epäonnistuvat: ne hälyttävät, mutta eivät anna sinulle vipua vetää.
Asiakirja-GPS perustuu ajatukseen, että sinun pitäisi voida muuttaa käyttöoikeuksia tai peruuttaa pääsy asiakirjaan sen jakamisen jälkeen. Joten jos tiedosto menee väärälle vastaanottajalle (ja niin käy), sinun ei tarvitse jäädä odottamaan, että "no... toivottavasti he poistavat sen".
Suojautumisesta tulee teko, ei kohtelias pyyntö.
Jos voit peruuttaa käyttöoikeuden lähettämisen jälkeen, muutat yhden yleisimmistä tietomurtotilanteista (väärän lähetyksen) hallittavaksi. Tällainen hallinta saa DLP:n tuntumaan todelliselta, ei teoreettiselta.
Ollaanpa rehellisiä: jos estät lataukset, ihmiset ottavat kuvakaappauksia. Se on vanhin kiertotapa.
Dokumenttitason hallintakeinot, jotka estävät kuvakaappauksia (ja vesileimaukset, jotka tekevät vuodoista jäljitettäviä), lisäävät pelotekerroksen, jota tavalliset DLP-käytännöt eivät usein pysty tarjoamaan käyttäjäystävällisellä tavalla.
Monet organisaatiot ajattelevat DLP:n olevan "vain lähtevä sisältö", mutta myös saapuva on sotkuista. Asiakkaat ja kumppanit lähettävät usein arkaluontoisia tiedostoja vähiten turvallisella tavalla.
Suojattu latausmenetelmä tarjoaa luottamuksellisille asiakirjoille siistimmän ja turvallisemman vastaanottoreitin (ja vähentää "lähetä ne vain sähköpostitse" -tapaa).
Haitalliset liitteet voivat aiheuttaa tietovuotoja, eivätkä pelkästään tietovuotoja. Ladattujen tiedostojen tarkistaminen ja tartunnan saaneiden asiakirjojen avaamisen estäminen auttaa vähentämään tätä riskiä ilman, että käyttäjien tarvitsee olla tietoturva-asiantuntijoita.
Allekirjoittaminen on usein se hetki, kun asiakirjasta tulee entistä arkaluontoisempi. Jos allekirjoitettu kopio ladataan ja lähetetään edelleen, kyseessä on ongelma.
Allekirjoituksen pitäminen valvotussa ympäristössä tarkoittaa, että allekirjoitettuun tulokseen sovelletaan samoja sääntöjä kuin alkuperäiseen asiakirjaan.
Asiakirja-GPS loistaa usein aloilla, joilla sähköpostiliitteitä on jatkuvasti ja seuraukset ovat vakavia:
Arkaluontoiset asiakasasiakirjat, etuoikeudet, vastapuolet ja paljon ulkoista jakamista. Yksikin väärä tiedonsiirto voi olla katastrofi.
Säänneltyä dataa, auditointivaatimuksia ja suurta tarvetta seurannalle sekä nopealle virheiden havaitsemiselle.
Potilastiedot, ehdoton luottamuksellisuus ja ilmeinen tarve valvoa ja valvoa käyttöoikeuksia alkuperäisen lähetyksen jälkeen.
Opiskelijoiden opintosuoritusotteet, opintosuoritusotteet, tutkimus ja säännöllinen ulkoinen jakaminen organisaatioiden kanssa, jotka eivät kaikki kuulu samaan IT-ekosysteemiin.
Nopeasti etenevät kaupat, paljon kolmansia osapuolia ja jatkuva sopimusten ja henkilöllisyystodistusten vaihto (usein edelleen sähköpostitse).
DLP epäonnistuu, kun se kilpailee liiketoiminnan kanssa. Ihmiset valitsevat aina nopeimman reitin, ellei turvallinen reitti ole myös helppo.
Tässä on yleensä toimiva käyttöönottomenetelmä:
Valitse 2–3 työnkulkua, joissa tiedon menetys vahingoittaa eniten:
Oletusarvot ovat tärkeämpiä kuin käytännöt, joita ihmiset eivät lue. Aloita ulkoisille lähetyksille seuraavasti:
Laajenna sitten pääsyä tietoisesti, älä sattumalta.
Ennen kuin ryhdyt tiukkoihin toimiin, ota selvää, missä arkaluonteista tiedonjakoa oikeastaan tapahtuu. Käyttäytymisdata yllättää sinut, kuten aina.
Kirjoita ylös, mitä tiimi tekee, kun:
Avain on nopeus. "Tutkimme asiaa" ei ole eristämissuunnitelma.
Et tarvitse 30 kojelautaa. Seuraa muutamaa selkeää signaalia:
Joskus se täydentää niitä, joskus se vähentää tarvetta luottaa pelkästään estämiseen. Jos suurin riski on sähköpostin liitetiedostot ja ulkoinen jakaminen, dokumenttitason hallinta voi olla puuttuva pala.
Juuri siinä piilee koko mallin idea: dokumentti pysyy hallinnassa, joten voit vastata jakamisen jälkeen sen sijaan, että jäisit odottamaan, että "vahinko on jo tapahtunut".
Yritetään estää kaikki välittömästi. Ihmiset turhautuvat ja sitten he kiertävät asian. Parempi lähestymistapa on hallittu jakaminen + näkyvyys + nopea reagointi.
Se voi vähentää vaikutusta, koska arkaluonteisten tiedostojen ei tarvitse elää ikuisesti raakana liitteenä postilaatikon historiassa, ja käyttöoikeudet voidaan peruuttaa nopeasti, jos jokin näyttää olevan vialla.
Jos DLP-strategiasi rajoittuu "skannaa ja estä lähetyshetkellä", olet silti alttiina liiketoiminnan sekavalle todellisuudelle: edelleenlähetyksille, latauksille, uudelleenjaoille ja vaarantuneille postilaatikoille.
ShelterZoom Document GPS on suunniteltu juuri tätä todellisuutta varten. Se käsittelee dokumenttia kuin omaisuutta, jota hallitset – käyttöoikeuksilla, seurannalla ja mahdollisuudella peruuttaa käyttöoikeudet tarvittaessa. Se on pohjimmiltaan DLP, joka jatkaa toimintaansa sen jälkeen, kun perinteiset liitteet eivät enää ole hallittavissa.
Ota yhteyttä asiantuntijoihimme jo tänään keskustellaksesi ShelterZoom- ratkaisuista